思考中心の会議を短くする
先日、クライアントのマネージャから会議の進め方に関して書いてとリクエストがあった。このマネージャはどちらかというとベテランで、周囲からもアテにされているし、その自覚もある人だ。 そのマネージャが比較的新しいマネージャから「そういえば、教えてもらったやり方を思い出した」と言われたという。 どうも自身が学んだものと新しいマネージャが学んだものは大きな違いはないけども、微妙に違うところがあるようだ。そこに何かがあるのかないのか知りたいということだった。 ➽➽会議の目的を再確認と事前準備がもたらすもの 会議の目的は１０年前に一度整理して記事にした 。 問題を・課題を明確にする、新たな情報を共有する、解決策やアイデアを考える、モノゴトを意思決定する、・・・・など概ね８つの目的に分類した。 しかし、実際は、一つの会議体の中で、いくつもの目的が存在し、短時間であろうが長時間であろうが限られた時間の中で決定することは決定し、次に進まなければならないことには変わりはない。 加えてコロナ禍において会議のオンライン化が進み、会議に出席するための移動時間が大幅に削減された。これはこれで出席者側に立てばありがたいことだろう。 ありがたいことには違いはないが、その後のアクションが大切であることは変わらない。特に会議出席するために移動していた場合は、帰りの途上で、会議を振り返り、次のアクションを考えていたりするものだ。 これをやらない人は、オンライン化したところで、物理的移動がなくなったというだけで、そこに成長はあまり見られない。単にこなしているだけとなる。 またオンライン化をしていないとしても、会議ではマスクを着用している。 マスクをしたまま、長時間、思考することは結構しんどい。 酸素不足で頭が痛くなるのは気のせいだとしても、やはり短くはしていきたいところだ。 ➽事前準備を促し短くなるきっかけをつくる 定例会議や連絡会議などの日時と内容が、ガチガチに決まっているものは別として、解決策やアイデアを練るための会議、進捗状況を確認し、次の行動促す会議であれば、 オンライン会議に慣れて、これをうまく活用していくと、会議時間は短くなり、周期が早くなっていく ものだ。 理由の多くが、時間的余裕が生まれたことによって、事前に通知されたアジェンダに沿って、事前に考えた上で出席するように