外出自粛とオンラインミーティングで気をつけること

東京都や隣接する近県では、週末の外出自粛要請が出ました。
平日もできるだけ自宅で仕事をしてもらいたいとも。
これに対してテレワーク、リモートワーク、オンラインワークといったものに拍車が掛かりだしているようです。
この記事では、オンラインミーティング初心者向け中心に書くことにしました。

テレワーク、特にオンラインミーティングを導入するにあたっては、ちょっと検索すれば、初心者向けのマニュアルがたくさんあります。
その中でも、【マニュアル】オンライン会議,授業運営・参加方法 [Zoom][ズーム] がもっとも初心者にもわかりやすいと思われるので、これを参考にしていけば良いでしょう。

一方で既にテレワークに取組んでいる企業の中でも、いくつか問題点も出ています。
簡単にいえば、これまで通勤時に行ってきたスィッチの切替がうまくできずにいるということです。

テレワーク初心者が陥りがちなこと

急に生活リズムが変わるため、昼夜が逆転しないまでも、半日ほどずれてしまっているという人がいます。
あるいは一日中、仕事をしている気分になれずにいるという人もいると聞きます。
さらにオンラインミーティング中に子供が部屋に乱入してきて、失笑をかったり、怒られたりもしたという話しも。
これらは勤め人からフリーランスに仕事が変わった人が最初に大抵経験することです。

私自身も一時はフリーランスの時期があったし、そういった経験は多少あります。
その経験からも、これらの「落とし穴」への対策を書いておきます。

結論から言えば、「平日に自宅で仕事をする人は、できるだけ職場環境を再現する」ということ。あくまでチーミングを意識しておくことが求めらます。

平日、自宅で仕事する人の職場環境をつくるには

可能な限り職場環境を再現するには、大きく分けて７つあります。

①できるだけ通常勤務と同じリズムで生活を続ける
あくまで通常勤務の日であることを忘れずに。
明日のオンラインミーティングは午後１時からだから・・・１１時ぐらいに起きれば十分といった考え方はしないようにすること。
そうしなければ、意図せず、どこかしら連休気分になってしまい、昼夜が逆転することもありますよ。意図していれば・・・いわずもがな。
特に個人作業で仕事が終えられる人は要注意。

②オンラインミーティングツールを繋ぎっぱなしにする
自宅で仕事ができるということは、そのまま周囲の目がなくなり、どこかしら気が緩むということに繋がりかねません。
自制心に自信がない人は、ZOOMやSkypeなどを繋ぎっぱなしにして、通常の勤務時間中は、常にお互いに見える状態にしておくことをお勧めします。
音声をOFFにしておけば、他者の雑音に悩まされることはないでしょう。
また画面をOFFにするのは休憩時や会議終了の時だけにするなどの工夫も必要でしょう。
ただしこれは、本当に自制できない場合に限ります。
必ずしもやるべきことではありません。
繋ぎっぱなしは通信トラフィックを占有することにもなり、他の利用者に迷惑がかかる可能性があります。
上記①さえできていれば、これはオンラインミーティング時のみで十分です。

③プライベートな部分は見えないようにする
ZOOMやSKYPEを使用するとしましょう。
カメラで捉えられる範囲は、限られているとはいえ、あくまでプライベートな空間。
普段から部屋の整理整頓・掃除を心がけている人でも、それが一部分であっても見られたくないということもあるでしょう。
ZOOMでは背景を壁紙的に変更できる機能があるし、SKYPEのでは強力なぼかし機能があるので、それらを使えば気にすることはなくなります。

④見られても良い顔でいる
これは、はっきりと映ることになる自分の顔のことです。
どうせパソコンだし、スマホだし、タブレットだしと侮ることなかれ。
解像度が低いカメラを使っていても、顔とその表情ははっきりわかります。
テレビに映っているぐらいだと思っていてちょうど良いぐらい。
通常の勤務中と考えれば、ヘアーセットや多少のメイクはするでしょう。
上記したリズムが崩れると、どこかしらお休みモードの気が抜けた顔になりがちなので、気をつけてください。
ちなみにバーチャルでメイクする方法としてPerfectCamというプラグインソフトもあります。女性にとっては優れものです。背景ぼかしや変更もできます。


⑤通常時通り、もしくはそれ以上に反応する
とかく初心者はカメラを意識してしまい表情が固くなってしまう傾向があります。
なかには写真を出しているのかと思えるほど、固まってしまう人もいます。
相手とのやりとりをしていることを忘れずに、通常以上に反応するようにしましょう。
うなづき・相槌は必ずしましょう。
多少大げさ気味でやると良いでしょう。

⑤おしゃべりの誘惑を断つようにする
オンライン状態であれば、使い方によっては他のメンバーと共有している画面とは別に任意のメンバーと会話ができます。つまり裏でコソコソ話しができるということです。
繋ぎっぱなしにしないであれば尚更のことです。
自宅にいると、仕事をしている感覚が薄くなりがちなので、つい会話が楽しくなってきて、その時間がついつい長くなってしまったりすることもあるでしょう。
ここは自制心が必要になってきます。

⑥子供のいる家庭であることはお互い様と心得ておく
子供とどうしても一緒にいることが余儀なくされる時は、メンバーにあらかじめ断りを入れておき、かつ自身でも可能な限りの工夫をしておくことも求められます。
無視をするわけにはいかないので、一時中断・一時中座があっても仕方ないことを他のメンバーも了承しておく必要もあるでしょう。
ZOOMやSkypeでは録音・録画機能があるので、これを活用して、中断・中座した間のものを確認するのも一つの手段として有効です。

⑦通勤時間分を何かに割り当てる。
テレワークになると、少なくとも通勤時間分が浮きます。
テレワークをうまくこなせている人の多くは、家族と過ごす時間にあて、敢えて仕事をしないようにしているようです。
普段より家族とのコミュニケーション量が増えることになるので、プラス面はあってもマイナスはないでしょう。

あくまで、平日はできるだけ通常勤務状態を保つ。これに尽きます。
また、オンラインとなるチームメンバー間で、お互い様の気持ちで取り組むこと。
そうであれば、大きな問題は発生しないでしょう。
問題があるとすれば通信や技術面といったところだと思います。

●週末・休日のやっておきたいこと

外出自粛要請中に、仕事関係のやり残し、研修の宿題がなければ、家族との時間に充てるのはもちろんでしょう。普段となんら変わりません。ただ外に出れないというだけです。
独身で単身住まいの人は、自分の仕事につながる勉強、考える時間に充てていき、少しでも自分を高めるようにする。
あるいは、ずっと「つんどく状態」であった書籍を読むのもお勧めです。

●不要不急の判断はどうするか？

簡単です。リスケができるかどうかで判断すれば良いでしょう。
リスケができないのであれば、それは「要」であり、やむを得ないということです。
相手とよく相談した上で決定してください。
「明日できることは今日しない」「それは今必要か？」と考えてみる事もアリでしょう。

テレワークを一旦導入した企業は、それで業務が回ることがわかってくると、新型コロナ騒動が収まっても、おそらくそのままの形態を続行するでしょう。
もともとそういう方向に社会が動き出していたわけだから、当然の成り行きです。
難しいのではなく、慣れの問題であるので、いい機会だと捉えて、確実にできるようにしてもらえればいいなと思う今日このごろです。

代表者からの配慮あるメッセージ

新型コロナウィルスの感染拡大
一日も早く終息してほしいと思う毎日が続いています。

●専門家会議の報告での「事業者の方へのお願い」

３月9日の専門家会議の報告の中で、事業者に対するリクエストとして、ほんの僅かでしたが、「取組状況を積極的に社会に知らせていただきたい」という旨のメッセージがありました。
専門家会議からの「事業者の方へのお願い」

４ページの最後の段落です。
おそらく３月19日の夜の報告でも同じ旨がメッセージされると思われます。

このリクエストに対し、いくつかの企業では、自社での取組状況をホームページなどを通じて発表しています。
しかし、あまりリクエストに応じられていないように思えます。
ほとんどの場合、自社内での取組状況に留まっています。
もちろん、社員・従業員を守るというのは第一で、特にサービス業においては、顧客を守ることにつながることは言うまでもありません。
ただ、顧客に向けたメッセージになっていないものが多々見受けられることが残念に思えます。
多くの場合、このような状況なので、「ご理解、ご協力のほどをお願いします」に留まっています。
顧客の立場からすると、信頼している企業であればあるほど、更にもう一歩、顧客寄りのメッセージが欲しいところです。

ビジネスを続けていく以上、売上も利益も確保していかねばなりません。
しかし現在の経済は、厳しい方向にあり、誰もがその厳しさに直面しています。
そういう状況であることは専門家会議の方々もわかっているでしょう。
わかっているからこそのリクエストではなかったかと思えます。

＜2020.03.20追記＞
３月１９日の報告では、同旨のリクエストはありませんでしたが、引き続き、どのような予防措置をとっているのかのリリースと更新は、必要であると捉えておくことは求められていると思います。詳しくはこちら。P17に「事業者の皆様へのお願い」としてまとめてあります。 

●何が求められているのか？

ここで求められている取組状況の発表というものがどういうものが求められているのかを考えみました。
事業別あるいは取組プロセス別です。
特にサービス業や対面型販売スタイルのビジネスにおいては、プロセス別に顧客体験が伴いますので、これがもっとも重要となります。
そして取組内容に変更があれば、随時更新し、リリースしていくことも必要です。
また何よりも、緊急事態と同義状態ですので、代表者名義でリリースすることがメッセージたらしめることになります。

マリオットホテルからのメール

昨夜、マリオットインターナショナルホテルのCEOからメールが来ました。
その内容はブログにも書かれていますが、顧客として、とても安心できるものでした。
これ↓↓です。

マリオネット・インターナショナルからのメッセージ

かいつまむと、以下の内容が書かれています。
①会社の価値観に基づいて、事業を続けていること
②現在の状況に対して、WHO、CDC、保健衛生所の指導に基づき予防対策を講じていること。
③顧客への配慮と感謝の意
④予約時の対応--適切な安全衛生措置の強化
⑤滞在前のキャンセルポリシーの変更--規定を外して全てのキャンセルに違約金なし
⑥滞在中の対応--全客室、全備品、バックヤード、公共スペースでの衛生管理
⑦会員ランク別特典への対応--特典変更は、時期尚早として、変更なし

●顧客への配慮があるかないか

特に③の顧客への配慮と感謝の意が際立っていました。
みんな大変だから、ご理解とご協力をお願いしますといったものではなく、あくまで顧客に対する姿勢を示しているものでした。
その姿勢により、私にとっては、キャンセルポリシーやランク別特典というものは、おまけのようにも見えました。
もちろんマリオットホテルは、この２つについても相当議論したことは想像がつきます。

この①～⑦をテンプレートとして、メッセージの打ち出してみてはどうだろうか。
顧客への配慮あるメッセージを打ち出すことは、代表者のリーダーシップのひとつでしょう。
中小企業であれば、ここまで書く必要はないと思われるかもしれません。
リリースしたところで、顧客の期待に達していない場合、クレームになるかもしれません。
しかし、顧客に対する「配慮なきメッセージ」は右にならえのものにしか見えないものとなり、顧客自身に向けられたメッセージとして受け取ることは少ないのではないかと思えるのです。

配慮しているからこそ、自粛したり、時短に取組んでいるのだと言われそうですが、
その配慮が顧客の心にもし届いていないのであれば、文章の表し方に工夫が必要なのでしょう。

民間企業ができる対策そのものは、現在の所、個人ができることと大きく変わることではありません。
顧客を元気づけることにつながるメッセージの鍵は、「配慮」があるかないかではないかと考えています。

クヨクヨ呪文と完璧念仏

このところの新型コロナウィルスのパンデミック状態に不安を感じて、メンタルが弱くなっている人も見受けられる。
「どうしよう、どうしよう」と思考停止に陥り、行動が鈍っている人達がいる。
あるいは、自分の不安をかき消すためにも、不満を募らせ、批判ばかりしている人達を見ていると、こちらの気持ちが重たくなってくる。

そういう私自身も、自身のメンタルが弱りつつあるのを自覚しているので、ここから脱出するために、メンタルの弱い人の特徴を考えることにした。
私の場合、考えていけば、それが稚拙であっても、大抵のことは乗り切れた過去の経験があるからそうしている。

クヨクヨさんの呪文。

これは既におきたことに対して、ああすればよかった、こうすればよかったと後悔しているパターン。もっと早く行動していればマスクが手に入ったのに・・・というやつだ。
また、このままいったら、ああなるかもしれない、こうなるかもしれないといって、マイナスばかりを考えて不安を抱えているパターンもある。このままトイレットペーパーがなくなったら、どうしよう・・・・という思考。
そんなクヨクヨしている時間があるのなら、「とっととできることをやりなはれ」といっても、クヨクヨパターンにはまっているので、糠に釘にしかならないのも分かる。

同じミスを繰り返し、またやってしまったと、いつまでたっても成長しない自分を罵り落ち込んでいるのも、このクヨクヨさんの内だ。
すぐに諦めてしまう割には、結果をすぐに求め、そこに至るプロセスを疎かにしている人に多いようだ。
「どうして私はできないのか」を見ようとせず、「どうせ私には無理」と諦めサイクルに入ってしまっている。

また他人の成功に腹をたてたり、妬ましく思い、祝うことをせず（ふりぐらいはしているかも）、あれぐらいのことは私にだってできると自分を慰めているのも、クヨクヨさんの内だ。
多少の努力や練習というものもせず、漫然と時間をやり過ごしてしまう人に多い。
だけども、実はそんな自身のことも知っていて、知っているからこそ、余計にクヨクヨしてしまう。成功している人が、完璧ではないにしろ、裏で努力を惜しまず、取組んでいることはわかっている。
傍から見ていると、自分のチカラを信じていないように思えるし、自分にチカラがあることさえ気づいていない。

最も強烈なクヨクヨさんがいる。
一人でクヨクヨすることを嫌がり、周囲の人を巻き込み、クヨクヨタイムに付き合わせてしまっていることだ。
これによって付き合ってくれた人達のメンタルも多少はやられてしまう。
そして次回以降は敬遠される。
そのうち疎遠になるというパターン。
気がついたら、周りに誰もいないという・・・。
これだけは相手を選ぶことに気をつけたい。

なんだか自分で自分に「クヨクヨ呪文」をかけているのではないかと思える。
ヒトと比べることなく、モノゴトを多くの違った視点で捉えられるようになるといいのだが・・・。

完璧さんの念仏

リーダー的立場の人によく見かけるのだが、メンバー全員、周囲の人全員、あるいは顧客全員、全ての人に対して、満足してもらうには・・・？と考えている。
そこには、ほぼ不可能な公平性や平等性を求めている面がある。
公平・平等と満足は、ある程度は比例するが、常に格差は存在する。
格差が存在する以上は、ある一点で比例差が大きくなるのは致し方ない。

また感情的には、人を公平・平等に見ることは、本当のところは、多分無理な話だろう。
それを一応可能せしめているのが「基準」というものだ。
この基準が曖昧であったり、ないがしろにされると、一定の満足は決して得られない。
満足を追求することは大事ではあるが、「過ぎたるは及ばざるが如し」。
どこかの部分で割り切りや折り合いをつけることも必要だろう。

また完璧さんは相手を満足させようとコントロールしたがる人も時折見かける。
もうこれは言わずもがな。「何様だよ、俺は！」と自己反省した方が良い。
「相手を満足させる」と「相手に満足してもらう」の間にものすごく距離があるのをわかってもらいたいところ。
誰でも他人からコントロールされたくないし、コントロールしようとしている人に対して、必ず抵抗感が生まれる。
これを更になんとかしようと、コントロールしようとしても無駄なことだろう。
コントロールできるのは、コトやモノだけなので、ヒトまでできるとは思わないでくださいな。

そして最も強烈な完璧さんは、変化に弱い。
完璧にやろうとする傾向が強ければ強いほど、変化に対応できるかどうかは誰にもわからない時であっても、保証を求める。保証がなければ、パニック状態に陥り、感情的になって、爆発する人もいる。
こういう傾向のある人は、変化に対応したり、新たな試みに取り組もうとする時に、「できない理由」を延々と並べ立てる人も完璧さんに多い。できない理由の最たるものは「今まで、これでやってきたじゃないか！」という状況や環境変化を受け入れられない人達に多い。そして並べたてる理由のほとんどは、ほぼリスクに集中する。
今回の新型コロナウィルスの感染拡大についても、状況が受け入れられず、結局「何もしない」「何も変えない」と決め込んでいる人もいる。それが正解だとはいいがたいが、ひょっとするとそうかも知れない面もある。
難しいところだが、少なくとも他者への協力意識があるかないかの自覚は持っていてほしいところ。


こちらもやはり、自分で自分に「完璧念仏」を唱えているのではないかと思える。
いずれにしても、完璧にやろうとしなくてもいい「許可」を自分に出せればいいのだが・・・。

クヨクヨ呪文と完璧念仏にハマるとろくなことはないので、なんとかしたいところだ。
これらの対処法はあることにはある。

感情のコントロール

感情のコントロールは、対処法の一つではある。
おそらく、完璧な感情のコントロール方法はない。
また即効性があるものも、なかなかない。
あるとすれば、それを信じ切れるかどうかだけの差だろう。

メンタルが強い人がやっていることの一つにこの「感情のコントロール」がある。
とはいっても、メンタル強人の幾人かは、そう言われて「ああ、そうですね。そうかもね。」的な反応しか示さない。
スポーツ選手やアーティストの中でもとことん突き抜けている感じの人たちのことだ。
彼等は努力してメンタルを強くしたというより、能力やスキルを高めていくうちにメンタルが強くなっていったように思える。もちろんメンタル面の面倒を見てくれるコーチやこれに準ずる人の存在も大きい。

じゃあ、そういったコーチを常時付けていられない一般的な人は自分の感情をコントロールしていないのかというと、意外にほとんどの大人がやっている。
ただこのことに多くの人が気づいていないだけのこと。
例えば、怒りにまかせて、感情を爆発させる人はほとんどいないだろう。
つまりは抑制が効いている。
では、メンタルが強いかというと、そういうわけではない。
一時的にはメンタルが強くなっているように思えるが、実際は歯を食いしばり、感情の爆発を抑え、我慢していることが多く、これが積み重なって、メンタルを弱くしてこともあるだろう。

一時的なことを重ねていけば、強くなれるわけでもない。
では、どうしていけば、少しは軽減できるようになるのか？
これについては、長くなるので、またいずれ。

少なくとも私の場合は、考える→書く→整理するという流れで、自身の感情をある程度はコントロールしている。
一応ある程度はできているつもり、少なくとも気持ちは落ち着く。
ただ時間がかかるのが難点。

松下幸之助の言葉

困った困ったと思うから心も狹くなり、知恵も湧かないのである。
困っても困らないことである。
心配や憂いは新しくものを考え出すひとつの転機。
正々堂々とこれに取り組めば、新たな道がひらけてくる。
 by 松下幸之助。

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