オンライン研修・会議へ出席する前に注意すること３つプラス１

オンライン研修を実施する側にしてみると、出席者のPC設定と接続操作のもたつきによってスタートが遅れることが度々ある。
知人のコンサルや研修講師に聞いても、大抵スタートは、５分～１０分程度は遅れるという。

➽➽オンライン研修・会議出席する前に注意すること３つ

リアルの研修や会議に出席する時は、少し余裕を持って会議室に行くのは常だろう。事前に配布されている資料も確認もしているだろうし、前回記録も確認しておくのも常に怠りなくやっているとして、それでもオンライン会議のスタートが遅れる。
なぜかを考えるまでもなく、それは慣れていないだけのことだ。
パソコン苦手という思い込みにも似た意識が邪魔をしているようにも思えるが、電話でできたことができないはずはなく、習慣的になっていないだけのことだ。

➽接続するまでの「もたつき」をなくそう

電話が鳴ると受話器を取る、あるいは受信アイコンをタップするだけで会話がスタートする。
オンライン会議だと、大抵、会議のURLが送られてくる。これをクリックもしくはタップすると接続される。
この時。事前にヘッドセットを装着するひと手間がある。どんなグループやどんなチームでも、ここでもたつく人が一定数いる。
ヘッドセットを装着する→URLをクリック（タップ）する→許可されるまで待つ。
これだけのことだが、もたつくとそれだけで時間をロスする。

➽映り具合を事前に確認しよう

接続できても、逆光になっていたり、部屋の電灯の真下にいたりすると、その表情は、ほとんど影になってしまっていて見えない。これはファシリテータ泣かせとなる。相手に表情を見えないということは、暗い印象しか与えず、体調がすぐれないのか？敢えて見せたくないのか？といろいろと余計なことまで考えてしまうので、気をつけよう。
接続前に映り具合を確認し、照明をあてるか、逆光にならない場所に移動し、自分の顔がしっかり映っているか確認しておく。

➽マイクチェックも事前に必ずやっておく

特にPCを共用している場合は、前回使用者が設定を変更している場合もあるので、要注意。人によってはヘッドセットを使わない場合もあれば、使う場合もある。PCの処理はヘッドセットのマイクとPC内部のマイクとWEBカメラのマイクのボリューム設定は別になっている場合もあるので、確認は必須。

研修や会議が始まる前に、確認しておき、その状態でミュートして、アクセスすれば良い。

少なくとも、参加するだけなら、以上の３つをしっかりやっていれば、会議のスタートでもたついて遅れることはない。

➽➽プラス１＝研修・会議開始までの手順を自分でやってみよう

大抵のオンライン会議アプリは、無料でも使える。
自分がミーティングを設定し、参加してもらいたい人に招待をしてみよう。
そうするとどれぐらいの手間がかかるかも理解できるだろうし、お互いのサポートもしやすくなるだろう。
ミーティングでなくても、短い時間でいいので、やってみよう。
接続するまでの流れを覚えてしまえば、後は応用だ。

わからないのはやってないからわからないだけだ。
やらない内からパソコン苦手と思い込んでいるだけだ。
電話を使うのと同じレベルで、ほぼ自動的に使えるようになるまで、自分発信で練習してみれば良いことだ。

慣れていない人は、この３つ+１から始めていけば良い。
そして以下も参考に、オンラインコミュニケーションのスキルを上げていこう。
●リアルとオンラインコミュニケーションの決定的な違いと対処
●続・リアルとオンラインコミュニケーションの決定的な違いと対処
●リモートワークのコミュニケーションを効果的にする方法

続・リアルとオンラインコミュニケーションの決定的な違いと対処

オンラインであっても、しっかりと相手に配慮して、コミュニケーションが取れている人は確実にいる。
こういった人は変化に対する適応能力が高いか、オンライン・コミュニケーションで配慮することに工夫している人達だ。決して話し方が上手い人とは限らないが、確実に使い分けている。
反対に何も変わらない人もいる。
意外にリアルコミュニケーションの伝え方が上手いとされる人でも伝わらない人もいる。しかしこの手の人はこだわりが強くあるだけで、違いが理解できれば、すぐに切換えられるだろう。

➽➽オンラインコミュニケーションでの「音」

切換えられない・使い分けができない人は、強いて言うなら、リアルコミュニケーションでも配慮に欠けがちな人だろう。
オンラインコミュニケーションの配慮については、前記事「リアルとオンラインコミュニケーションの決定的な違いと対処」を参照願いたい。
今回はオンラインコミュニケーションでの「音」に関する配慮に焦点をあてた。

➽マイクはほとんどの音を拾っている

WEBカメラに内蔵されているマイクはほとんどの音を拾っている。ノートPC内蔵のマイクを使用している人も要注意。WEBカメラに比べると性能は落ちるが、音は確実に拾っている。
距離と音量の関係で、遠くて小さい音は拾わないが、近くの小さい音はしっかり拾う。遠くの大きい音も当然拾う。
近くの小さな音は自覚の問題でもあるので、ここで確認しておこう。

➽近くの小さい音で目立つもの

コミュニケーションには雑音が常について回る。それはリアルであっても同じだ。コミュニケーションモデルの図を思い出してもらいたい。真ん中にどーんと「雑音」とあったことを思い出す人もいるだろう。
「雑音」には大きくわけて２種類あるが、オンラインにおいては自らが気づかず発している物理的な音をどれだけ排除できるかもスキルの一つだ。

あまり神経質になるのもどうかと思うが、気になるところは人によっては違うものだ。可能な限り、余計な雑音の発生は抑えておきたい。
以下は、意外に気づいていない近くの小さい音のよくある例だ。

①聞こえていないと思っている小声や舌打ちがダダ漏れ。
これはよくある話しで、相手が気づかない振りをしてくれているだけだろう。
あるいは相手が気にしないようにしてくれているのかも知れない。ほんのわずかな舌打ちが聞こえてくる時がある。これは多人数の時にありがちだ。
また他者の発言中に「よくいうよ」といった批判的な独り言が聞こえてくる時がある。これは雑音のもうひとつの種類である心の声が漏れてしまっている。
対処法としては、自分が発言していない時はミュートする他ないだろう。

②飲料を飲む音が聞こえている
特に飲み口を離す時やストローで吸っている音はよく聞こえる。
あるいはボトルを上げ下げする時の「チャポンチャポン」という音も同じく。
飲む時だけミュートするか我慢する他ない。

③何気ない咳払いも結構うるさい
多分、本人は咳払いをしたことさえも気づいていない。
気づいていないので、マイクに向かって咳払いすることになる。
相手には単なる大きな雑音となって聞こえる。
これもその時は、マイクミュートするか、マイクと正反対を向くしかないが、後者はいきなり顔を背けられたと勘違いされる恐れもあることもわきまえておく。

④マスク越しに聞こえる鼻息とため息
複数人が同じ部屋で距離をとって着席してオンライン会議に参加している場合は、マスクを着用しているのは良いのだが、そうすることによって口元が隠れているので、安心しているのか、そのままマイクに向かって鼻息やため息を漏らしている。大きな音で聞こえてくるので、気をつけたいところだ。
これもミュートで回避できるが、１対１の時や少人数の時は、ミュートはあまりしないので気をつけたい。

⑤電話の時と同じように声が大きくなりがち
電話の時に限って大きな声で話す人がやりがちだ。PCに内蔵されているマイクは最大音量を越えないように減衰させようとする。そうするとアナログメーターで表すと針が振り切った状態の連続になり、割れた音が相手に届く。
通常での話す音量で十分だと捉えておいて問題ない。

⑥振動の音が聞こえている
ノートPCではあまりないが、デスクトップ型PCのキーボード入力の音にも注意したいところ。
特にENTERの打鍵時。必要以上に力を入れて打鍵する人がいる。
これが机などの硬いものの上にPCを置いて打鍵すると、キーボードの打鍵音もさることながら、その振動音をマイクが拾い、これが出力される。
ドドドッという重低音が聞こてくるやつと言えばわかりやすいかも知れない。
入力は軽目の打鍵であったも大丈夫だと知っておこう。

これらの音が小さなスピーカやイヤホンでは立体的に聞こえているわけではなく、のっぺりと均一化された状態で聞こえる。つまり近くの小さい音と遠くの大きな音の音量にさほど違いはないということ。オンラインの音とリアルの音の聞こえ方は随分違うことに多くの人が気づいているはずだ。

➽オンライン会議を録画して確認してみる

総じて、リアルでは視界いっぱいに全体が見えているので、音が際立つことは少ない。これは五感で捉えているからだ。
しかしオンラインでは、これが嫌でもよく聞こえてしまうので注意したい。
一度オンライン会議を録画して、確認してみると、上記したこと以外でも気づくことは多々あるだろう。

➽➽画質が良くても音質向上はこれから

大抵の人はノートPCとWi-Fiを使ってオンライン会議に参加している。
Wi-Fiといってもインターネット回線上でコミュニケーションを交わしているので、電話回線ほどの音質は期待はできない。
上記したいわゆる雑音とは別問題。
画質が良いことに越したことはないが、その分インターネット回線の帯域を取るので音に割り当てられる帯域は狭くなる。
専用線を契約していない限り、接続プロバイダのベストエフォートでしかない。
一回線でのインターネット接続とその利用、そしてオンライン会議への参加者数が増えれば増えるほど、画質も劣化し、音も劣化するのは否めない。

Wi-Fiよりも有線LANで接続しておく方が安定する場合も多々あるので、自社の接続環境を鑑みてうまく使い分けていく他ないだろう。
あるいは接続できるインターネット回線を増やすぐらいだろう

あわせて、テキストコミュニケーションについて書いた記事も参照してもらえれば、使い分けの必要性も理解していただけると思う。