●新たなスタンダートを構築するチャンス
リモートワークの導入は半ば強制的だと言えども、将来的に導入を考えていた企業にとっては、計画が前倒しになったといえる。ただ実行に向けて十分な準備ができずに開始せざるをえなかったのだ。十分な準備ができなかったからこそ、賛否両論、メリット・デメリットの話がたくさん出てきてるわけだ。こうした意見は、今後、会社のリモートワークも含めたスタンダードを構築していく上で参考にはなる。また構築していく機会にもなる。
●リモートワーク混在チームの発生
多くの中小企業では、リモートワーク実施と社内ワークのソーシャルディスタンス維持で新型コロナ禍を乗り越えようと取組んでいる。そうすると一つのグループやチームの中に、リモートワークと社内ワークの担当者が混在することになる。私のクライアントにもそれは確かに存在している。ただこれは、衛生的に安全であっても、パフォーマンスにはつながりにくい。
少しでもパフォーマンス低下を防ぐために、何ができるかを考えると、その解決は、マネジメントに伴うコミュニケーションのとり方に行き着く。今すぐ業績ダメージの回復は難しいことは誰もがわかっていることだろう。しかし今できることを実施し、かつ近い将来に備えておくことで、回復スピードは早くなるだろう。
そこで従来の社内で行われているコミュニケーションだけでは、何が足りないのかを明らかにしながら、その解決に向けてどのように取り組むかをまとめることにした。
決して誰もがこの状態が長く続いて欲しいわけではない。しかし長引いた場合を想定して、マネジメントする上でのコミュニケーションをいかに図っていくか？何に最も重きを置かねばならないのかを伝えておきたい。
私のクライアントを想定して書くことになるが、他の企業でも参考になればと思う。
なお、この記事は、リーダーと一部のメンバーが社内にいて、一部のメンバーがリモートワーク状態にある「混在チーム」を想定している。
➽➽本来のチーミングを保つ
本来チームは物理的距離に関係なく、お互いに関与し、意欲を高め、パフォーマンスを維持するものだ。パフォーマンスの鍵はモチベーションであり、モチベーションのベーシックな要素は関係性であるのは、もう誰もが知っていることだ。そして関係性は、コミュニケーションによって構築される。それは対話・会話の他ならないが、具体的には、指示と応答、報・連・相及び雑談だ。世界中が半ば強制的にリモートワークという手段をとったことは否めない。リモートワーク、テレワークという言葉が一気に一般化した。もう特殊な手段ではなくなったのだ。
しかしオンライン状態に不慣れなメンバーは確実にいて、リモートワークに移行しただけでは、モチベーション維持が難しくなっていき、関係性の維持にも影響する。
本来チームにおけるコミュニケーションで必要なことは、メンバーがお互いに強い関係意識を維持できるようにすることだ。この維持しようとする意図がなければ、関係性は崩れていくことになる。これも誰もがわかっていることだ。
さらにリモートワークを含めた混在チームの場合、以下の３つの追加手順を施すことが必要になってくる。
➽➽混在チームをリードする３つの追加方法
①早い段階で頻繁に連絡する②チームの距離を克服する
③再団結を意図して準備する
➽①早い段階で頻繁に連絡する
リーダーの立場にしてみれば、前例がない事態の中で、可能な限りの衛生的安全を確保しながらも事業をどのように進めていくかを考え続けている。まさしく自らに問い続けている。その考えの中には、このまま進められないのではないかといった懸念もあるだろう。その懸念解消に集中するがあまり、前例がないため、周囲が見えなくなることもある。
周囲からは方向性が明確になるまで待機しているようにも見えたりもする。そしてチームメンバーに連絡することを忘れがちになることもある。
●社内メンバーとの情報認識の差が生まれる
一方リモートワークメンバーにしてみれば、リーダーからのコミュニケーションがないことで、リーダーは思いやりがなく、何をしているんだと批判的になることもある。あるいはリーダーにはすべての答えがあるといった過大の期待を持ち始めることもある。人間、誰しも強い否定的なバイアスを持っていることは否めない。平常時、職場内であれば情報が手に入るし、時には雑音レベルで耳に入ってくることもあるが、大抵の人は、否定的感情を自身で理性的にコントロールしている。しかし情報がなければ、かってな憶測が生まれ、最悪の事態も考える。これはあり得る。
またリーダーと共に同じ空間にいるメンバーには、リーダーの顔が見えている。「ああ、リーダーもわからないんだな」「今は待機中なんだな」「考えているんだな」と様子から察することもできる。しかし、ここに情報認識の差が生じてしまう。
リモートワーク状態のメンバーにしてみれば、「今のところ、会社から新たな指示は出ていない」ということでも情報になることをリーダーは理解しておく必要があるだろう。
●差を埋めるために共有していくこと。
そうすると通常よりも頻繁に連絡することが必要だ。これは可能な限り、正確な情報でコミュニケーションを維持することが目的となる。正確な情報を整理するのは複雑に考えない方がいいだろう。以下のようにシンプルなものにする。
・何がわかっているか、何が決まっているか➽列挙してチェックリスト化
・何がわからないか、何が決まっていないか➽列挙してチェックリスト化
これらを全てのチームメンバーと共有することで、メンバーのケアにつながるだろう。もちろん、チェックリストは随時更新していく必要はある。
➽②チームの距離感を克服する
私のクライアントは多くの営業拠点を持ち、通常はメールと電話、時々会議といった形態で事業を進めている。多くの中小企業でも似たりよったりだろう。本社と拠点間のコミュニケーションは、これまで通り、電話とメールによるものであっても、なんら変わりはないだろう。ただ本社のみならず拠点メンバーでもリモートワークに移行したメンバー、自宅待機になったメンバーもいる。このメンバーには配慮する必要がある。
まずリーダーはリモートチームの混在化によって生じるメンバーとの距離感、メンバー間の距離感について考慮することだ。彼等は例えオフラインで仕事ができていても、顔が見える社内で作業をしているわけではないのだ。お互いが見えない・聞こえない状態が社内で培ってきたコンテキストを遮断し、距離を感じることになる。距離を感じ始めると、関係性（信頼感や相互依存性）に影響が出てくる。いわゆる「心が離れる」というやつだ。
これはマネジメントやリーダーシップの知識を強化またはリフレッシュするチャンスとも言えるだろう。
●関係性維持が最優先事項
最優先事項は、関係性における距離感の維持であり、潜在的な悪影響を軽減することであり、これが目的となる。
まず組織全体にアイデンティティ（理念、ビジョン、価値、セルフコンセプト）のしっかりとした共有感覚がある場合はどうか？
・チームで共有される目的を再共有・強化を図る➽社内情報共有サイトのトップページ、チャットやオンライン会議のヘッダに掲示、あるいは利用するシステムにもよるが、オンライン会議のパスワードに理念やビジョンのキーワードを使う等、再共有する方法はいくらでもあるだろう。再共有を直ちにやるかやらないかだけのことだ。
・チームメンバーが互いの自律的な依存を強化を図る➽お互いの連絡・報告を推奨する。グループチャットツールは手っ取り早くできるだろう。これも直ちにやるかやらないかだけの問題だ。
では組織全体に上記したものの共有感覚がない場合はどうか？
この場合は、リモートワークが効果的なものになるように、必要な基礎を築いていくことが当面の目標となる。この時のリーダーの役割は、最低限チームで共有されるもの（チームの目的）を明確にし、これを伝えることだ。
注意したいのは、メンバーに目的を共有する感覚がなく、そして特にストレスが高まっている時に、チームメンバー間の対立や誤解が増える可能性があることを忘れないようしておきたいところだ。
注意したいのは、メンバーに目的を共有する感覚がなく、そして特にストレスが高まっている時に、チームメンバー間の対立や誤解が増える可能性があることを忘れないようしておきたいところだ。
●オンライン会議で注意すること
ZOOMやSkypeなどを用いてのオンライン会議は、信頼関係を改めて築き、維持する機会として、対面式会話の次善の代替策になる可能性はある。あくまで次善の代替案という意味で、全員が常に会議に参加できるオンライン状態になっているものと思わないことだ。
その上で、リーダーとしては、対面で駆使しているコミュニケーションスキルに加えて以下に注意する。
・リーダーに対する期待や要求をメンバー間で共有し、これを「いつまでに」対応するかを予想し回答する。ポイントは「いつまでに」と明確に答えることだ。
・上記の対応を予想できない場合は、「いつまでを」考える期間とするかを明確にすること。このポイントは「いつまで」とすることだ。
この「いつまで」というものが、混在チームの基準を確立することになる。
私のクライアントには、普段から伝えていることだ。
➽③再団結を意図して準備する
これは、ある程度、時間的に余裕が出てきた時に取り組むといいだろう。
リーダーは、どんな時でも、チームを首尾一貫した、やる気のある、パフォーマンスの高いグループとして改革していく必要がある。だからコロナ禍が長引いた場合、組織に体制変更・組織変更がなかったとしても、以前の状態に簡単に戻れるとは限らない。
今後の体制変更や組織変更では、現在の混在チームで行っているリモートワークやオンライン会議といった仮想コラボレーションが持つ可能性は残していくことになるだろう。
間違ってはいけないことは、混在チームがシームレスに元に戻ることを前提とすることではないということだ。なぜなら外部環境が激変してしまったのだ。内部環境も変わっていって当然だし、仮想コラボレーションを無視するわけにはいかないだろう。
今後、企業に求められるのは、理念に基づき、ビジョンに向かう柔軟な組織とチームを創り出すことだ。外部環境の激変に耐えるわけでもなく、従来のやり方に頑なになるわけでもなく、環境変化に適応できる柔軟性がこれからの組織やチームづくりに強く求められる時代になったとういことだ。
新たな体制や組織に移行していくためには、現在の「混在チーム」からのフィードバック、彼等とのとオープンな対話を深めることを今のうちから随時やっておく。（ある程度、時間的余裕ができてからで良い）
・何がうまくいったか、何がうまくいかなかったか➽とりあえずは記録だけでも良いので列挙しておく
・何が足りていて、何がたりていなかったか➽とりあえずは記録だけでも良いので列挙しておく
また事態がある程度落ち着き、規制が緩和された後、以下もヒアリングすると新たな体制や組織づくりに役立つはずだ。
・混在チームによる仮想コラボレーションのどの要素を継続したいか
・この経験が長期的にチームにどのような影響を与える可能性があるか
重要なことは混在チーム・仮想チーム・社内チームであろうがなかろうが、現実的にもう一度団結できる柔軟な体制と環境を意図的に創り出すことだ。
私は特別なチームセッションを通じてチームダイナミクスをリセットすることも必要になるかも知れないと考えている。いずれにしても、現在の大きな混乱を克服した後、日常活動の喧騒から離れて、専用の時間と場所を設けることになるだろうと考えている。
今回の記事を書くにあたって、Annemarie M. Spadafore博士（心理学）に連絡をとり、彼女の記事 Leading in Uncertain Times: 3 Things to Do Right Now （不確実な時代をリードする：今すべき３つのこと）を参考にして、加筆させていただいた。Annemarie M. Spadafore博士には、この記事を書くきっかけを与えてもらったと感謝している。
Many people and companies have moved to remote work. There are already many impressions about remote work, and the pros and cons are extremely divided. The impression is that the ones that are still talking about advantages and disadvantages stand out.
● Opportunity to build a new standard Although
the introduction of remote work is half -compulsory, it can be said that the plan was ahead of schedule for companies that were considering introducing it in the future . I just had to start without enough preparation for execution. Because we were not fully prepared, there are many talks about pros and cons and advantages and disadvantages. These opinions will be helpful in establishing standards including the company's remote work in the future . It will also be an opportunity to build.
● Occurrence of mixed teams of remote work
Many small and medium-sized enterprises are trying to overcome the new Corona disaster by implementing remote work and maintaining the social distance of internal work. Then, the persons in charge of remote work and in-house work will be mixed in one group or team. It certainly exists for my clients. However, this is hygienic and safe, but it does not lead to performance. Considering what can be done to prevent
even a slight decrease in performance , the solution comes down to how to communicate with management. Everyone knows that it is difficult to recover business damage right now. But doing what you can do now, and preparing for the near future, will speed recovery.
Therefore, while clarifying what is not enough with conventional communication that is carried out in-house, I decided to summarize how to tackle that problem .
Not everyone wants this condition to last long. However , how do you plan communication for management , assuming a prolonged period ? Let me tell you what you have to put the most weight on .
It will be written assuming my client, but I hope it will be useful for other companies.
Note that this article assumes a "mixed team" where the leader and some members are in-house and some members are in remote work .
It cannot be denied that the world has forcibly adopted the remote work method. The words remote work and telework have become popular all at once. It is no longer a special means.
However, there are certain members who are unfamiliar with the online state, and just moving to remote work makes it difficult to maintain motivation and affects the maintenance of relationships.
Originally what is needed for communication in a team is to enable members to maintain a strong sense of relationship with each other. Without this intent to maintain, the relationship would collapse. This is something that everyone knows.
Furthermore, in the case of a mixed team including remote work, it becomes necessary to perform the following three additional procedures.
② Overcome team distances
③ Prepare for reunion
Although I concentrate on resolving that concern, there are not many precedents, so I sometimes lose sight of my surroundings .
From the surroundings, it may seem that they are waiting until the direction is clear. And it's easy to forget to contact team members .
●
While there is a difference in information recognition with internal members , when it comes to remote work members, the lack of communication from the leader may cause the leader to be un considerate and critical of what they are doing. . Or they may start to have too much hope that the leader has all the answers. It cannot be denied that human beings have a strong negative bias. In normal times, information is available in the workplace and sometimes at the noise level, but most people control their negative emotions reasonably. But without the information, some speculation arises and the worst can be considered . This is possible.
The leader's face is visible to the members who are in the same space as the leader. "Oh, I don't even know the leader." "I'm waiting now." "I'm thinking." However, there is a difference in information recognition here.
If you try to be a member in the remote work state,So far, the leaders need to understand that the fact that there is no new instruction from the company ”is also informative .
● Sharing to close the gap.
Then you need to contact them more often than usual . This aims to maintain communication with accurate information wherever possible . It's best not to think complicated about organizing accurate information. Keep it simple as follows:
・ What you know, what you have decided ➽ Enumerate and make a checklist
・ What you do not know, what you have not decided ➽ Enumerate and make a checklist
sharing these with all team members, It will lead to the care of members. Of course, it is necessary to update the checklist as needed.
Many people and companies have moved to remote work. There are already many impressions about remote work, and the pros and cons are extremely divided. The impression is that the ones that are still talking about advantages and disadvantages stand out.
● Opportunity to build a new standard Although
the introduction of remote work is half -compulsory, it can be said that the plan was ahead of schedule for companies that were considering introducing it in the future . I just had to start without enough preparation for execution. Because we were not fully prepared, there are many talks about pros and cons and advantages and disadvantages. These opinions will be helpful in establishing standards including the company's remote work in the future . It will also be an opportunity to build.
● Occurrence of mixed teams of remote work
Many small and medium-sized enterprises are trying to overcome the new Corona disaster by implementing remote work and maintaining the social distance of internal work. Then, the persons in charge of remote work and in-house work will be mixed in one group or team. It certainly exists for my clients. However, this is hygienic and safe, but it does not lead to performance. Considering what can be done to prevent
even a slight decrease in performance , the solution comes down to how to communicate with management. Everyone knows that it is difficult to recover business damage right now. But doing what you can do now, and preparing for the near future, will speed recovery.
Therefore, while clarifying what is not enough with conventional communication that is carried out in-house, I decided to summarize how to tackle that problem .
Not everyone wants this condition to last long. However , how do you plan communication for management , assuming a prolonged period ? Let me tell you what you have to put the most weight on .
It will be written assuming my client, but I hope it will be useful for other companies.
Note that this article assumes a "mixed team" where the leader and some members are in-house and some members are in remote work .
➽➽ Keep original teaming
Essentially, teams are concerned with each other, motivated and maintained performance, regardless of physical distance . Everyone knows that the key to performance is motivation, and the basic element of motivation is relationships. And relationships are built by communication . It is nothing but dialogue / conversation, but more specifically, it is instruction and response, information / relation / phase, and chat.It cannot be denied that the world has forcibly adopted the remote work method. The words remote work and telework have become popular all at once. It is no longer a special means.
However, there are certain members who are unfamiliar with the online state, and just moving to remote work makes it difficult to maintain motivation and affects the maintenance of relationships.
Originally what is needed for communication in a team is to enable members to maintain a strong sense of relationship with each other. Without this intent to maintain, the relationship would collapse. This is something that everyone knows.
Furthermore, in the case of a mixed team including remote work, it becomes necessary to perform the following three additional procedures.
➽ ➽ Three additional ways to lead mixed teams
① Contact frequently at an early stage② Overcome team distances
③ Prepare for reunion
➽ ① Contact frequently at an early stage
From a leader's point of view, in an unprecedented situation, he continues to think about how to proceed with business while ensuring hygiene and safety as much as possible. I am just asking myself. There may be a concern in that idea that we cannot proceed as it is.Although I concentrate on resolving that concern, there are not many precedents, so I sometimes lose sight of my surroundings .
From the surroundings, it may seem that they are waiting until the direction is clear. And it's easy to forget to contact team members .
●
While there is a difference in information recognition with internal members , when it comes to remote work members, the lack of communication from the leader may cause the leader to be un considerate and critical of what they are doing. . Or they may start to have too much hope that the leader has all the answers. It cannot be denied that human beings have a strong negative bias. In normal times, information is available in the workplace and sometimes at the noise level, but most people control their negative emotions reasonably. But without the information, some speculation arises and the worst can be considered . This is possible.
The leader's face is visible to the members who are in the same space as the leader. "Oh, I don't even know the leader." "I'm waiting now." "I'm thinking." However, there is a difference in information recognition here.
If you try to be a member in the remote work state,So far, the leaders need to understand that the fact that there is no new instruction from the company ”is also informative .
● Sharing to close the gap.
Then you need to contact them more often than usual . This aims to maintain communication with accurate information wherever possible . It's best not to think complicated about organizing accurate information. Keep it simple as follows:
・ What you know, what you have decided ➽ Enumerate and make a checklist
・ What you do not know, what you have not decided ➽ Enumerate and make a checklist
sharing these with all team members, It will lead to the care of members. Of course, it is necessary to update the checklist as needed.
➽ ② Overcome the team's sense of distance
My clients have many sales offices, and they usually run their business by email, telephone, and sometimes meetings. It will be similar in many small and medium enterprises. The communication between the head office and the bases will still be the same even if it is by telephone and email. However, not only the head office but also base members have moved to remote work and some have been waiting at home. This member needs consideration.
First, the leader should consider the sense of distance between members and the sense of distance between members caused by the mixture of remote teams . Even if they can work offline, they do not work in-house with a visible face. The invisible and inaudible state cuts off the context cultivated in the company and makes you feel a distance . When you start to feel distance, relationships (reliability and interdependence) are affected. It's the so-called " heart away" guy.
This is an opportunity to strengthen or refresh management and leadership knowledge .
● Maintaining relationships is a top priority
The top priority is to maintain a sense of distance in relationships and to mitigate potential negative consequences, which is the goal.
First, what if the entire organization has a solid sense of identity (idea, vision, value, self-concept)?
・ Re-sharing / strengthening the purpose shared by the team ➽ Depending on the system used on the top page of the internal information sharing site, the header of chats and online meetings, or depending on the system used, the password or password of the online meeting may be There can be any number of ways to reshare, such as using keywords. It's just about resharing immediately or not.
・ Team members try to strengthen mutual dependence on each other. ➽ Encourage mutual communication and reporting. Group chat tools should be quick. This is alsoa matter of whether to do it immediately or not.
In if you do not have a shared sense of those described above in the entire organization?
In this case, the immediate goal is to build the necessary foundation so that remote work can be effective . At this time, the role of the leader is to clarify what is shared by the team (the purpose of the team) and communicate it . It's important to keep in mind that members may not have a shared purpose and may increase conflicts and misunderstandings among team members, especially when stress is high.
● Notes for online meetings
Online conferencing using ZOOM, Skype, etc. could be the next best alternative to face-to-face conversation as an opportunity to build and maintain trust. In the sense of a sub-optimal alternative , don't assume that everyone is always online to attend meetings .
On top of that, as a leader, in addition to the communication skills used face-to-face, note the following.
・ Share expectations and demands for leaders among members and anticipate and respond by "by". The point is to clearly answer "by when".
・ If you cannot anticipate the above actions, clarify when you will consider the period. The point is to say "by when".
This "by when" sets the standard for mixed teams .
It's something I usually tell my clients.
➽ ③ Prepare for reunion
It's a good idea to tackle this when you have some time to spare.
At any given moment, leaders need to transform their teams into coherent, motivated, and high-performing groups. Therefore, if the Coronal Era is prolonged, it is not always possible to easily return to the previous state even if there is no organizational change or organizational change in the organization .
Future organizational and organizational changes will leave behind the potential of virtual collaboration, such as remote work and online meetings that are currently being conducted by mixed teams .
What's not to be wrong is that mixed teams don't assume a seamless return. Because the external environment has changed drastically. Of course, the internal environment has changed, and virtual collaboration cannot be ignored.
In the future, companies will be required to create a flexible organization and team for their vision based on their philosophy . It is not the time to endure the drastic changes in the external environment, not to be stubborn in the conventional way, and to be flexible enough to adapt to the changes in the environment .
In order to move to a new system or organization, we will continue to provide feedback from the current “mixed teams” and deepen open dialogue with them from now on. (It is good to have some time to spare)
・ What went well, what went wrong ➽ For the time being, just a record is enough, so list it
・ What was sufficient and what was not ➽ For the time being, just a record is enough, so list it
Also, after the situation has settled down to some extent and regulations have been relaxed, hearing the following should help to create a new system and organization.
· Which elements of mixed virtual team collaboration do you want to continue?
· How this experience can affect the team in the long run
What is important is the intentional creation of a flexible system and environment that can be realistically united again, whether it is a mixed team, a virtual team, or an in-house team .
I think it may also be necessary to reset the team dynamics through a special team session. In any case, we believe that after overcoming the great turmoil of the present day, we will set aside time and place to stay away from the hustle and bustle of daily activities.
In writing this article, I contacted Dr. Annemarie M. Spadafore (Psychology) and read her article Leading in Uncertain Times: 3 Things to Do Right Now. ) Was added as a reference. I thank Dr. Annemarie M. Spadafore for giving me the opportunity to write this article.
