リモートできなくてもチーム分けを徹底する

リモートワークに切り替えられない企業ができることを考えてみました。

「いかに接触を減らすか＝２メートル以上離れ３０分以上の会話を避ける」
４月１６日のクラスター対策班・西浦教授の報告は、この点に集中していました。
すぐにリモートワークに切り替えられない企業で、「いかに接触機会を減らすか」に対して、できることはまだあるだろうと思います。

以下はあくまで私の特定のクライアント向けのものです。
ただ他の方でも参考になる部分はあるとは思います。
クライアントのオフィスを思い出しながら、どんなことが可能で対策になり得るかを列挙してみたものです。参考になればと思います。

➽出勤の「蜜」を避ける

時差出勤はすでに実施しているとして・・・
●車出勤に切り替える
●業務をチームに分ける
●曜日もしくは時間帯の交代出勤にする
上記のどれか、もしくは組み合わせ。
但し、業務遅延が発生することは否めません。
遅延する旨は、顧客に連絡し、まずは遅延による影響が小さいところから進めていく

➽職場の「蜜」を避ける

３蜜、マスク、消毒は既に実施しているとして・・・
●朝礼・終礼などは避ける
　※どうしてもやる必要がある場合は、社内ネットワーク活用
●座席を間引きする
●３０分以上の会話を止める
●会議室を個室化する
●車を個室化する
●電話とメールで済ませる
●顔が見える必要があれば、LINEやFBメッセンジャーなどを使う
上記のどれか、もしくは組み合わせ。

上記のもののうち、特にやってもらいたいことを以下に示します。
基本は全ての事業・業務におけるチーム分けです。

➽➽今すぐやっておいてもらいたいこと

私のクライアントはどこも社会貢献度が高いので、社会インフラに準ずる企業だと捉えています。なので尚更、以下のことは強く思っています。

➽社長と役員のチーム分けは必ず

最終意思決定者である社長が発症・陽性となれば、社員は一気に不安になります。担当役員に同様なことがあっても同じく社員は不安になります。
しかし、よくよく考えれば社長や役員ほど、接触回数を極端に減らすことが可能であるはずです。これほどリモートワークに向いているポジションはないでしょう。
　　
社長や役員が同所・同時にいるのはリスクがあります。
リモートワークが不可能でも、社内ネットワークがあるのだから、同所・同時はやめましょう。
出社拠点を分け、かつ出社曜日、出社時間をわける。
加えて、会議室の個室化を併用。車の個室化もあり得ます。
つまりは社長・役員のチーム分けです。
これは社員旅行で、社長と役員が全員一緒に同じ飛行機に乗らないというリスク管理と考え方はなんら変わりません。
　　
現場を大事にするなら行かないようにしてください
上記しましたが、社長や役員が発症・陽性となれば混乱がおきます。
大事なことは「従業員を守る」ことです。
これが「顧客を守る」ことにつながります。
これを是非、徹底していただきたいのです。
　　
私のクライアント社長や役員は、現場の方々を大事にされています。
不安のなか働かざるを得ない現場を元気づけるためとはいえ、上記のリスクを考えると、社長や役員が現場拠点に行くのは避けて、社内ネットワークでビデオメッセージにしましょう。

➽更に各部・グループをチームに分ける

顧客に対する業務は多少遅延することになります。
これを解消する方法は、連休前にやってることを繰り返すことがメインになるでしょう。
問題はチーム分けして、それを更に加速できるかどうかの一点のみです。
毎年連休前にやってることを「どうすれば最大化できるか？」が売上を確保するための「問い」です。
　　

➽会議室を個室にする

社内のネットワークが接続できているのだから、会議室を個室化する。
会議室予約システムをフル活用し、いつ、誰が、個室として使うかを決めましょう。
上記のチーム分けと合わせれば、かなり接触機会は下げられるし、社内業務が滞ることは少ないはずです。

➽車そのものを個室化する

車でできる物理的作業はこれまで通り。
報・連・相は電話やメールで十分だとしましょう。

➽メールと電話があれば十分な業務は在宅勤務に切り替え

リモートワークやテレワークの言葉にとらわれ、ビデオ会議ができなければならないからできないと思い込まれているかもしれません。
加えてWEBカメラが家電量販店でも品切れ・入荷待ち。
リモートワークに切り替えられるけど、WEBカメラがないから・・・ということであれば、スマホとPCを接続すれば、とりあえずなんとかなります。
「スマホ　PC　WEBカメラ代替」で検索するか、下記のページを参考にしましょう。

スマホをパソコンのウェブカメラに変える方法

社員の業務のうち、ネットワークを必要としない、あるいは持ち出し可能なデータや資料だけで業務を担当している人もいます。
こういった人は、在宅勤務にしましょう。
　　
毎日の報・連・相は、電話やメールで十分できます。
但し、子供がいる家庭である場合は、進捗が遅れる可能性はあるので、マネージャと担当者間で最低限の頻度は共有しておくことも必要でしょう。

また、そういった業務以外に社内ネットワークを必要とする業務を兼務している場合は、これをその人から切り離せないかを検討するのもひとつです。
　
今は業務の全てに普段通りのレベルを求めていける状況ではありません。
感染状況が小さいところであっても、いずれ拡大してくると考えてできることをやっていきましょう。
※都道府県別で感染状況推移が人口比グラフで確認できるサイトがあります。
https://web.sapmed.ac.jp/canmol/coronavirus/japan.html?fbclid=IwAR01iHbyrIbH3HVA9xKnnAAWRQui53joPNPNNK7JjHPcJ_EfbTLRnTX9OCw
　　　
だからといってリモート移行をしなくても良いということではありません。
少しであっても移行可能にしていきましょう。